Muitas empresas pagam uma parte da viagem antes de você sair: é o adiantamento. Ele evita que você tire dinheiro do próprio bolso, mas cria uma tarefa na volta: acertar a diferença entre o que recebeu e o que gastou de verdade.
A conta é simples. O que complica são os detalhes do que entra e do que não entra nela.
A conta básica
Saldo = valor reembolsável gasto − adiantamento recebido
- Saldo positivo: você gastou mais do que recebeu. A empresa te deve a diferença.
- Saldo negativo: sobrou dinheiro. Você devolve a diferença.
- Zero: raro, mas acontece. Ninguém deve nada.
Exemplo: você recebeu R$ 1.000 de adiantamento e gastou R$ 1.240 em despesas reembolsáveis. A empresa te deve R$ 240. Se tivesse gastado R$ 860, você devolveria R$ 140.
O que entra no “valor reembolsável”
Aqui está o erro mais comum: somar tudo o que você gastou na viagem. Nem tudo entra.
Só o que saiu do seu bolso (ou do adiantamento)
Se o hotel foi faturado direto para a empresa, ou se você usou o cartão corporativo, essa despesa não entra no cálculo. A empresa já pagou. Ela continua no relatório, porque o financeiro precisa do comprovante, mas fica fora da conta do saldo.
Respeitando os tetos da política
Se a política da empresa reembolsa até R$ 80 por refeição e o jantar custou R$ 110, só R$ 80 entram no valor reembolsável. Os R$ 30 a mais ficam com você.
Por isso, o “total gasto” e o “valor reembolsável” quase nunca são iguais. Confunda os dois e o acerto vai dar errado.
Sem despesas pessoais
O presente que você comprou no aeroporto ou o passeio no dia livre não entram, mesmo que tenham sido pagos com o dinheiro do adiantamento. Nesse caso, o valor volta para a empresa no saldo.
Exemplo completo
Você recebeu R$ 1.500 de adiantamento para três dias. Gastos:
| Despesa | Valor | Observação |
|---|---|---|
| Hotel | R$ 900 | Faturado para a empresa |
| Jantares (3) | R$ 330 | Teto de R$ 100 por refeição: um jantar custou R$ 130 |
| Táxis | R$ 185 | |
| Almoços (3) | R$ 210 | |
| Presente | R$ 90 | Pessoal |
- Hotel: fora da conta, a empresa pagou direto
- Jantares: R$ 330 − R$ 30 acima do teto = R$ 300
- Táxis: R$ 185
- Almoços: R$ 210
- Presente: fora da conta
Valor reembolsável: R$ 300 + R$ 185 + R$ 210 = R$ 695 Saldo: R$ 695 − R$ 1.500 = −R$ 805. Você devolve R$ 805 à empresa.
Repare: o “total gasto” foi R$ 1.715. Se você comparasse esse número com o adiantamento, acharia que a empresa te devia R$ 215, quando na verdade é o contrário.
Os erros que mais travam o acerto
- Somar despesas que a empresa pagou direto. Infla o seu saldo e o financeiro devolve o relatório.
- Ignorar os tetos. O financeiro vai aplicar de qualquer jeito; melhor você já entregar a conta certa.
- Recibo faltando. Sem comprovante, muitas empresas não aceitam a despesa, e ela vira saldo a devolver.
- Deixar para depois. O prazo para acertar o adiantamento costuma ser curto. Confira a política da sua empresa.
- Esquecer de devolver. Se sobrou dinheiro, devolva junto com o relatório. Adiantamento em aberto costuma travar o próximo.
Como o app ajuda
No Receiptly, você informa o adiantamento ao criar a viagem a trabalho, define os tetos por categoria e marca as despesas que a empresa pagou direto. Conforme registra os recibos, o relatório já mostra o valor a reembolsar, o que passou do teto e o saldo a receber ou a devolver, sem fazer conta na mão. O PDF de reembolso leva tudo isso junto com os comprovantes.
Adiantamento não é dinheiro extra nem desconto no salário: é um empréstimo que precisa fechar no zero. Com as despesas certas no cálculo, o acerto vira uma linha no relatório.